Vaak genoeg mag ik ondernemers bijstaan met het op orde brengen van hun administratief systeem. Wat daarbij vaak opvalt is dat goede (ERP) systemen vaak slecht functioneren als gevolg van het slecht invullen van de gegevens bestanden.
Hierbij doel ik dan in eerste instantie aan klantgegevens, artikelgegevens en leveranciersgegevens. Behalve dat bij de inrichting vaak keuzes gemaakt zijn die na een paar jaar eigenlijk opnieuw ter discussie zouden moeten staan (b.v. de waardering van de voorraad of het al dan niet gebruiken van diverse statistische gegevens) blijkt het telkens weer erg moeilijk te zijn om alle benodigde data elementen vast te leggen.
Als je aan Sales mensen vraagt om alle klantgegevens vast te leggen, dan mag je blij zijn als je behalve de naam van de firma en het postadres nog de naam van de inkoper aldaar vastgelegd krijgt. Zaken als BTW nummer, KvK nummer en het telefoonnummer en email adres van de crediteurenadministratie (om maar eens een paar elementen te noemen) zijn meer dan één brug te ver .
Ook zijn er tal van bedrijven die essentiële informatie omtrent artikelen niet (tijdig) in hun ERP systeem invoeren. (denk aan voorkeursleveranciers, levertermijnen en bestel wijze of zomaar het artikelnummer van de leverancier. Maar ook zaken als statistiek nummer (douane) of wijze waarop de voorraad wordt aangevuld)
Door het ontbreken van dit soort gegevens kunnen essentiële functies binnen het ERP systeem niet (goed) werken. Daardoor wordt niet optimaal gebruik gemaakt van het pakket en is er een bron van productiviteitsverbetering vakkundig om zeep geholpen.
Hoe kunnen we dit nu voorkomen?
In dit soort gevallen zijn er twee dingen die van belang zijn om alle gegevens juist, tijdig en volledig vast te leggen.
Het invoeren van formulieren wordt vaak als bureaucratisch ervaren en even zo vaak wordt geroepen dat dit de flexibiliteit uit de organisatie haalt, maar niets is minder waar.
Een formulier is een communicatiemiddel en helpt om misverstanden te voorkomen, maar vooral om volledigheid van alle benodigde gegevens te waarborgen. U geeft bovendien als organisatie een hele goede boodschap aan uw klant als uw Sales mensen na het afsluiten van die eerste order het klanten formulier aanbieden en de klant serieus nemen door alle benodigde gegevens vast te (laten) leggen op dit formulier.
Ook het “opzetten” van een artikel mag de nodige tijd en aandacht vragen, immers er wordt minstens net zo veel tijd gestoken in het maken van een mooie folder, foto en andere reclame materialen. Waarom zou er dan niet evenveel aandacht mogen zijn voor het juist, en volledig vast leggen van alle gegevens die noodzakelijk zijn om optimaal de klant te kunnen bedienen.
Maar met alleen die formulieren (al dan niet elektronisch!) ben je er nog niet. Iedereen in de organisatie behoort te weten wat er met die formulieren moet worden gedaan.
We willen immers die stroom zo efficiënt mogelijk houden en het aantal bewerkingen zo minimaal mogelijk.
Hier komen workflows echt van pas.
Diverse ERP systemen in het MKB segment bezitten de mogelijkheid om workflows vast te leggen, waarbij het systeem een werkvoorraad creëert van formulieren die achtereenvolgens door diverse mensen verwerkt moeten worden. Denk bij het invoeren van een nieuwe klant dat b.v. de afdeling financiën en administratie eerst een kredietlimiet moeten afgeven op een nieuwe klant. Of dat er een interne BTW codering moet worden toegevoegd om later de juiste BTW registratie mogelijk te maken.
Deze functionarissen krijgen dan ook dagelijks vanuit het systeem signalen als er actie van hun gevraagd wordt. Hun direct leidinggevende kan bovendien monitoren of alle handelingen juist en binnen de gestelde tijd worden uitgevoerd. Hierdoor kan desgewenst bijsturing ook plaatsvinden.
Juist het vastleggen van deze processen binnen het ERP systeem biedt een enorme garantie voor juistheid, volledigheid en tijdige invoer in het systeem waardoor het order proces niet langer vertraagd wordt dan strikt noodzakelijk.
Dit artikel is vandaag ook geplaatst op http://www.businessupdates.nl/workflows-een-oplossing-voor-een-lastig-probleem/