De vorige twee weken hebben we gekeken naar de liquiditeitsplanning en het meten van de debiteurenportefeuille. In dit laaste deel van dit drieluik willen we het hebben over het sturen van werkkapitaal en dan met name op het onderdeel Debiteuren.
Hoe sturen we op Debiteuren als de norm 30 dagen is en de DOS is 50 dagen of meer, ook de aging (30-60-90 en 90+ dagen) neigt meer naar de rechter zijde van de lijst dan naar de kolom “nog niet vervallen”?
Dan doet hier opnieuw het Pareto principe zich gelden; 20% van de Debiteuren vormen 80% van de openstaande post. Het loont dus om daar (per aging kolom) aandacht aan te besteden.
Daarbij geldt dat hoe ouder de post wordt, hoe moeilijker het wordt om hem (geheel) te innen.
Hierbij spelen enkele simpele spelregels:
1) Zijn de (betalings)afspraken met de klanten duidelijk en zijn ze goed vastgelegd?
2) Is er een reden waarom de klant niet zou betalen? (slechte levering, defecte
goederen etc.)
Als we bovenstaande punten uit de weg hebben, dan zullen we gaan kijken naar ons Debiteuren beheer.
1) Vaak zie ik dat bedrijven hun eigen algemene voorwaarden niet kennen, laat staan dat ze ooit goed besproken zijn met de klanten. Uw Sales afdeling dient zich echt bewust te zijn hoe groot hun invloed op uw werkkapitaal is. Immers een betalingstermijn van 60 dagen betekent wel dat u 60-70 dagen op uw geld moet wachten. Bij het verkoopgesprek dient de betalingstermijn expliciet een onderwerp van gesprek te zijn. (train uw Sales daarop en laat uw Sales mensen dit ook vastleggen en rapporteren in de bezoekverslagen!)
2) Sluit elke reden uit waarom uw klant niet zou betalen. Zorg dat uw producten en diensten overeenkomen met de aanbieding die gemaakt is (liefst nog beter) en dat ze tijdig op de juiste plaats geleverd zijn. Zorg er ook voor dat de facturen aan alle eisen van de klanten voldoen (opdrachtnummers, afdelingsnummers, naam besteller etc.) en een duidelijke omschrijving van het gefactureerde met de juiste aantallen en tegen de juiste prijzen. En een juiste berekening van aantal X prijs en BTW. Het lijkt een “no-brainer” maar ze komen toch nog dagelijks voor!
Uit diverse (internationale) onderzoeken is gebleken dat een van de overeenkomsten van succesvolle bedrijven is dat ze boven op hun debiteuren zitten. Strakke afspraken maken , die ook goed vastleggen en nakoming op tijd vorderen.
Nu moeten we klanten natuurlijk niet weg jagen met een botte benadering maar als u aan uw deel van de overeenkomst heeft voldaan, dan mag je van een klant verwachten dat hij/zij zich ook aan de verplichtingen houdt.
Zo laat DHL haar koeriers die de pakjes bij de klanten opgehaald heeft ook het geld ophalen als betaling te lang uitblijft. Er is immers vaak een meer persoonlijke relatie. “Ik heb uw pakje toch correct weggebracht, waarom betaald u dan niet op tijd?”
Uw Sales afdeling heeft dus een zeer grote invloed op uw werkkapitaal.
En wat te denken van Debiteuren die helemaal niet kredietwaardig blijken. Veel bedrijven checken dit niet of veel te laat in het verkoopproces.
Laatst was ik bij een bedrijf dat kapitaal goederen vervaardigd, hiervoor moet altijd een lang offerte traject worden doorlopen, vaak ook met tekenwerk en input van hoog geschoolde (dure) engineers. Dit bedrijf checkte de kredietwaardigheid van hun klanten pas vlak voor levering/facturatie. Maar zij waren zich niet bewust van het feit dat het offerte traject al heel veel manuren en engineeringkosten had gegenereerd. Was men eerder op de hoogte geweest over de kredietwaardigheid van de klant. Dan was de offerte misschien wel niet eens gemaakt!
Het stelselmatig schriftelijk/per e-mail aanmanen van uw debiteuren heeft ook zijn effect. Er zijn talloze bedrijven die pas op aanmaning betalen. “Als u niet maant, zult u wel niet zoveel noodzaak tot betaling hebben”. Ook als het onverhoopt tot een incasso procedure zou komen, is het noodzakelijk om aantoonbaar schriftelijk aangemaand te hebben. Als u de aanmaningen dan ook nog eens nabelt, maakt u meer kans op tijdige betaling. Leg goed in uw ERP systeem vast wat is besproken, dan kunnen uw Sales mensen deze informatie ook gebruiken bij verdere gesprekken met de betreffende klant.
Een goede interactie tussen uw debiteuren administratie en uw verkoopafdeling draagt sterk bij tot een beter werkkapitaal beheer. En zeg nou zelf welk deel van het werkkapitaal kunt u eenvoudiger zelf sturen?