Wat hebben we deze week toch kunnen lachen, toen de media collectief bij de neus werd genomen.
Wat was er gebeurd? Er was een videootje verschenen waarop een Franse jonge vrouw bekende een klein jaar geleden op een tocht door Australië een wilde nacht in een of ander gehucht aldaar te hebben beleefd, de volgende dag weer te zijn vertrokken om er enkele weken later achter te komen dat ze van die minnaar voor een nacht, zwanger was geworden. Inmiddels had zij het leven geschonken aan een wolk van een zoon. Nu was ze op zoek naar de vader van de jonge spruit.
Ieder zich zelf respecterend nieuwsprogramma sprong er boven op en twee dagen later moesten ze collectief besmuikt toegeven dat ze gefopt waren. Het verhaal bleek een zgn. hoax. Het was een kleine PR stunt van een reisbureau dat graag reizen naar Australië verkocht.
Niemand had de moeite genomen om de bronnen te checken, niemand vond het belangrijk om na te gaan of de feiten wel met de werkelijkheid strookten.
Zou dit binnen uw bedrijf ook kunnen gebeuren?
Hoe vaak laten we ons leiden door emoties, opgeroepen door geruchten, artikelen in de pers, verhalen van vertegenwoordigers of nog erger door financiële lijstjes, spreadsheets en rapporten opgesteld door de diverse leden van ons team van werknemers?
Komt het bij u ook voor dat uw financiële afdeling meer tijd kwijt is aan het “bewijzen”dat haar cijfers wel goed zijn en dat die omzet statistiek die door het hoofd verkoop is opgesteld, nou net niet dezelfde definitie van omzet heeft als de door de administratie (automatisch) geboekte verkopen?
Of dat de projectmanager optimistisch in de MT vergadering roept dat zijn projecten binnen budget en op tijd worden afgerond terwijl de accountant u waarschuwt dat als gevolg van het na-ijlen van kosten van uitbesteed werk de meeste van uw projecten nauwelijks winstgevend zijn (ooit van Imtech gehoord?)
Kortom u wint een hoop aan efficiency en duidelijkheid als u de taken binnen uw organisatie ondubbelzinnig vaststelt. Zo is er maar een “trusted source of information”, een bron van gegevens nl. uw financiële functie in de onderneming.
Daarbij hoort dan ook een proces dat efficiënt en effectief alle handelingen in het bedrijf eenduidig vastlegt en de (financiële) gevolgen daarvan stelselmatig, juist, tijdig en volledig verwerkt en tot zinnige informatie vormt.
Daarbij wil ik graag eens een lans breken om te stoppen met het kijken naar de resultaten rekening van afgelopen maand, al dan niet vergeleken met het budget en/of de cijfers van de zelfde periode van vorig jaar.
Een heel mooi alternatief is maandelijks een inschatting van wat de resultaten einde boekjaar zullen gaan worden (werkelijkheid + budget + aanpassingen door gevorderd inzicht).
Nog mooier is niet een inschatting van de resultaten per einde boekjaar, maar elke maand een inschatting voor de komende 12 maanden (een zgn. rolling forecast).
In de huidige turbulente markt ontkomt u hier m.i. niet meer aan!