Spreekt u al UBL? De diverse reclames voor boekhoudsoftware doen geloven dat u gruwelijk achterloopt als u de nieuwste hype nog niet omarmd heeft.
UBL afkorting voor Universal Business language. In correct Nederlands dus Universele Zakelijke Taal.
Deze uit de EDI voortkomende standaard maakt gebruik van de (nieuwe) technologie XML. Een computer taal om gestructureerd informatie over te dragen. Zo zijn er samen met de Nederlandse overheid 31 documenten benoemd en gestandaardiseerd qua opzet binnen UBL.
Deze zijn verdeeld in 6 hoofdgroepen:
Alle elementen op een document zijn benoemd en gecodeerd zo kan met behulp van deze techniek een bestand worden gemaakt dat u b.v. samen met de pdf factuur naar uw klant stuurt. Deze kan dan met de boekhoudsoftware dit UBL bestand automatisch lezen en kan de inkoopfactuur (uw verkoopfactuur) automatisch en juist geboekt worden. Voordeel: hij hoeft uw inkoopfacturen niet meer over te typen in zijn administratie.
Wel is het noodzakelijk dat de juiste leveranciersgegevens vastliggen, alsmede hoe de inkoopfactuur van deze leverancier geboekt moet worden. Ook een proces waarbij inkooporder, levering van goederen en de factuur met elkaar gecontroleerd worden moet zijn ingericht, dan wel het proces van betalingsautorisatie.
De bedrijven die vertaling van de door u ontvangen PDF facturen naar UBL voor u willen verrichten schieten als paddenstoelen uit de grond en op de radio wordt u dood gegooid met aanbiedingen van software leveranciers die claimen UBL gereed te zijn.
Maar gebruikt u het al? Wat de voordelen zijn is redelijk evident, zijn er ook nadelen? En zo ja welke. En als de pro’s groter zijn dan de contra’s, waarom is heel Nederland dan nog niet om?
Nee, ik zie binnen het MKB nog veel typewerk! Een enkeling gebruikt momenteel scanning en OCR herkenning. UBL zie ik nog erg weinig.
Laatst kreeg een van de bedrijven waarvoor ik mag werken, van een klant het verzoek om per 1-7-2015 voortaan maar alle facturen in UBL 2.0 aan te leveren. Het software pakket waarmee zij werken had de mogelijkheid (nog) niet standaard in de applicatie. Kosten om het up to date te brengen € 2.000,=
Het alternatief (om iedere factuur te laten vertalen in UBL) kost € 0,45 per factuur. Op zich geen wereldbedrag, maar toch…… bij 10.000 facturen per jaar een slordige € 4500 per jaar. En wie gaat die software aanpassing betalen? De leverancier of de vragende klant? Is dit direct een concurrentie onderscheidende USP? De klant hoeft immers geen dure handmatige handling meer te verrichten om zijn inkoopfacturen geboekt te krijgen.
Let wel er zijn ook al software pakketten die dit standaard in hun applicatie hebben ingebouwd.
Gaat UBL het maken of is het een hype die snel over gaat? Ik denk dat UBL een goede kans maakt. Immers er is veel te winnen op dat deel van de administratie. Bankboekingen gaan al grotendeels automatisch, de administratieve verwerking van onze verkoopfacturen zijn geïntegreerd in onze software, alleen die vermadelijke inkoopfacturen moeten nu nog met de hand (of scanning) worden ingevoerd.
Maar hadden we dat ook al niet een keer geroepen over EDI? Enkele jaren geleden ging dat het helemaal worden en binnenkort zouden we alle factuurstromen aan elkaar gelinkd hebben.
Is daarom UBL oude wijn in nieuwe zakken? Nee, UBL zou wel eens de oplossing kunnen zijn. De techniek is veel eenvoudiger als bij EDI en de randvoorwaarden zijn veel beperkter dan bij EDI. Ook ten opzichte van scanning zal UBL een beperktere investering vragen en sneller tot hogere goede boekingen kunnen leiden.
Nee, UBL zou wel eens een blijvertje kunnen zijn, maar m.i. zullen wij zelf het belangrijkste struikelblok blijken te zijn. Zijn we bereid om te investeren? Willen we onze werkwijze veranderen? Wat denkt u?