Debiteuren; DOS en werkkapitaal in het #MKB

Vorige week heb ik beloofd om deze week iets over Days Outsanding Sales (DOS) te vertellen.

Welnu dit is een van de drie parameters die ik zelf vaak gebruik om de omvang, kwaliteit en risico rondom de post Debiteuren te volgen. 

Als je de theorie boeken er op na slaat dan worden debiteuren dagen berekend door het openstaand saldo te delen door de omzet X 365 dagen om zo tot een kengetal te komen over Debiteuren.

Maar vaak is de praktijk weerbarstiger dan de theorie. Immers welke omzet  moet je nu nemen? Die van het lopende jaar; de laatste 12 maanden of wellicht de gemiddelde omzet over de laatste 12 maanden (of een langere periode). 

Nemen we nu de Debiteuren inclusief BTW en delen we dat door een omzet excl. BTW?  Wat doen we met dubieuze debiteuren (vorderingen waarvan we een sterke aanwijzing hebben dat ze niet inbaar zullen zijn), tellen we die wel of niet mee? Dezelfde vraag kunnen we ook stellen omtrent vorderingen die betwist worden door de Debiteur en misschien dus niet binnen komen.

Wat is eigenlijk het doel van deze exercitie?

Waarom willen we een kengetal over de debiteuren? Debiteuren, vormen vaak een belangrijk deel van het werkkapitaal beslag. Immers de Euro’s die we nog moeten gaan ontvangen, kunnen we vandaag niet uitgeven aan kosten, investeringen of aflossingen op leningen.

Als we dat werkkapitaal willen sturen, dan zullen we dus een maatstok moeten zoeken waarmee we dat kunnen meten.

Days Outstanding Sales (DOS ook wel  Days Sales Outstanding (DSO) genoemd) is zo een kengetal.

Daarbij willen we nagaan hoe groot de inspanning van de verkoopafdeling moet zijn om de openstaande posten “terug te verdienen” m.a.w. Stel dat de debiteuren 100% niet  inbaar zouden zijn, hoeveel dagen verkoop heb ik dan  nodig om een zelfde vordering op te bouwen?

Hieruit blijkt dan al snel dat we dus de Debiteuren inclusief BTW en inclusief  dubieuze posten en inclusief betwiste posten moeten meenemen.  Daar zit toch ook ons werkkapitaal in!

Welnu, een eenvoudigere methode, die m.i. net zo effectief is bestaat uit de volgende berekening:

Debiteuren Saldo   30/4          € 125.000,-                                       DOS

Omzet April                             €   82.000,-                         april heeft  30 dagen

Resteert                                  €  43.000,-    (125K-82K)

Omzet Maart                           €  43.000 / € 2.806,45                   is   15,32 dagen
 € 87.000,- in 31 dagen is € 87.000 / 31 =  € 2.806,45 per dag

DOS = 30 + 15,32 = 45,32 dagen (afgerond 46 dagen)

Nu moet deze uitkomst wel bezien worden in het licht van de gebruikelijke betalingstermijn. Als deze 8 dagen is, dan wordt dit een andere discussie als wanneer de betalingstermijn 45 dagen is. Deze indicator geeft echter wel een goed beeld over de kwaliteit van uw debiteuren portefeuille. Zeker als u dit grafisch per maand  met daarin de gemiddelde gehanteerde betalingstermijn als norm weergeeft.

Samen met de ouderdomsanalyse (niet vervallen; open 30dagen na vervaldatum; open 60 dagen na vervaldatum , open 90 dagen na vervaldatum en > 90 dagen na vervaldatum) geeft dit een goed beeld over de ouderdom en de kwaliteit van de portefeuille *

* Hier kunt u ook kiezen voor dagen na factuurdatum

en het % van de openstaande posten die als oninbaar zijn afgeboekt , kunt u uw balanspost Debiteuren goed monitoren.

Nu we weten hoe we gaan meten, zal ik volgende week meer vertellen  over het sturen op Debiteuren