Koningin Juliana werd op 6 september 1948 ingehuldigd als koningin. Over haar toekomstige taak zei ze: ‘Zó zwaar dat niemand die zich daarin ook maar een ogenblik heeft ingedacht haar zou begeren, maar ook zó mooi dat ik alleen maar zeggen kan: wie ben ik dat ik dit doen mag.’
Nu wil ik niet (alle) ondernemers vergelijken met Koningin Juliana. Maar waar de raakvlakken wel zichtbaar zijn is in de vele facetten van de taak. U bent immers strateeg, organisator, motivator/leider, coördinator, en controleur, hoofd verkoop, verantwoordelijk voor financiën en administratie, logistiek en service etc. etc. etc.
Een goede vriend van me (ondernemer) vertelde me vorige week dat hij elke maandagmorgen met lood in zijn schoenen naar zijn bedrijf gaat. Daar zitten 7 medewerkers die hem amechtig aankijken en vragen wat ze nu deze week weer moeten gaan doen.
Ken je dat gevoel? Dat de hele organisatie als een blok aan je nek hangt?
Wat kun je daar nu aan doen? Naar mijn mening in ieder geval duidelijk zijn. Duidelijk in wat je bedrijfsstrategie is, wat je doelstellingen zijn en wat je van medewerkers verwacht, wat hun taken zijn, wat hun verantwoordelijkheden zijn, maar daarbij ook wat hun bevoegdheden zijn. Immers zonder bevoegdheden geen verantwoordelijkheid.
Daarbij komt dat het jouw taak als ondernemer is om de organisatie zo vorm te geven dat zij effectief en efficiënt kan opereren.
Zowel bij het werving en selectiebeleid als bij de vastlegging van taken, bevoegdheden als verantwoordelijkheden (TBV’s) moet je die effectiviteit en efficiency bewaken.
Zo maar wat vragen: wie in je organisatie heeft het overzicht over het gehele primaire en secundaire proces?
Is dat gedocumenteerd? Kun je iedere nieuwe medewerker dat in korte tijd uitleggen en laten ervaren?
Als er nieuwe werkafspraken gemaakt worden, wie is er dan verantwoordelijk voor de aanpassing van deze documentatie?
Zijn de procesbeschrijvingen eigenlijk wel aanwezig, toegankelijk en up to date?
Let wel het hoeft niet om uitgebreide boekwerken te gaan. Soms is een simpel diagram of flowchart al meer dan genoeg.
Wist je trouwens dat de meeste bedrijven denken dat ze exceptioneel bijzonder zijn, terwijl de processen die in al die bedrijven gebruikt worden (op details na) erg gelijkluidend zijn.
Een goed startpunt is de waarde kringloop, van klant naar leverancier en terug, zowel de goederenstroom als de geldstromen en de informatiestromen duiden. Van daar uit naar processen en vanuit processen naar werkinstructies. Samen met een duidelijke afbakening van bevoegdheden en verantwoordelijkheden ben je er bijna. Wat je m.i. ook goed moet regelen is een duidelijk escalatie pad. Zodat je medewerkers weten wat ze moeten doen bij afwijkingen die (nog) niet beschreven staan.
Is je bedrijf overigens ISO gecertificeerd dan is de koppeling met het documenten beheer van ISO natuurlijk een zgn. “no brainer”