Budget in het MKB, doel, nut en praktijk ?

Vorige week brak ik een lans om een budget op te stellen dat in lijn ligt met de strategie van de onderneming. Het MT heeft een operationeel plan gemaakt voor het komende jaar en samen met de financieel verantwoordelijke is dat operationeel plan vertaald naar financiële consequenties.

Een budget resultaten rekening, maar ook een budget balans en cashflow prognose vormen samen de financiële paragraaf.  

En nu op naar het uitrollen van onze plannen.

Maandelijks rapporteren we de werkelijkheid versus het budget, versus vorig jaar en analyseren we de afwijkingen.

In veel ondernemingen in het MKB wordt er eens per kwartaal of eens per maand naar de verlies en winst rekening gekeken. Is dat voldoende ?

Ik denk van niet. Immers de resultatenrekening is iets wat al voorbij is en kan niet meer veranderd worden. Wel is het natuurlijk de aanzet om  bij te sturen en de plannen voor de komende maand of het komende kwartaal aan te passen. Maar toch…. Hoe gaan we hier nu slimmer mee om?

Bij een aantal van mijn klanten waar ik de Planning & Control cycle mocht opzetten heb ik het MT aangezet om ieder MT lid maandelijks een presentatie van 15 minuten te laten geven. Deze is standaard verdeeld in 3 blokken van 5 minuten.

Blok 1: wat waren de plannen voor deze maand en wat is daarvan uitgekomen?

Blok 2: wat heb ik gedaan om bij te sturen en wat is daarvan uitgekomen?

Blok 3: wat zijn mijn plannen voor de komende maand en wat zijn de doelstellingen, welke acties kan ik doen om bij te sturen als de werkelijkheid  van mijn  plan afwijkt.

Vervolgens hebben we daar nadat iedereen aan de beurt is geweest, een korte discussie over en kunnen we elkaar voeden met ideeën en aanvullingen.

Het leuke van deze aanpak is dat er een enorme synergie optreedt en niemand kan zich verschuilen dat hij/zij niet wist wat er in de overige afdelingen aan de hand zou gaan zijn.

Zo wordt budgetbespreking meer een stuurmiddel dan een maandelijkse rituele dans over de gedane zaken.

Er is overigens ook veel te zeggen om maandelijks de werkelijkheid te extrapoleren met het budget en eventuele reeds bekende nieuwe informatie. (die ene grote order die over 5 weken zal worden uitgeleverd i.p.v. over 3 weken. Of die onverwachte kosten die over twee maanden ons zullen worden aangerekend). Kortom maandelijks een inschatting van het MT over het resultaat einde boekjaar is toch wel het minste wat je kunt doen.

Een andere techniek is die om het budget aan te passen en door te rollen naar een maand verder (roling forecast).  De gedachte hierachter is  dat de bedrijfsvoering echt niet ophoudt op 31 december, maar dat januari volgend jaar niets anders is dan mei van dit jaar.

Kortom het budget is veel meer dan een afreken gereedschap om functionarissen mee af te rekenen. Ook is het geen blanco cheque om uitgaven te doen en investeringen te realiseren, louter omdat ze in het budget staan. 

Maar ja het sturen van een onderneming blijft nu eenmaal meer dan alleen maar een spoorboekje volgen.