Het lijkt er op dat veel van de bestaande softwarepakketten die in het MKB gebruikt worden langzamerhand aan vervanging toe zijn. Of het nu uitgebreide ERP systemen zijn, of alleen maar een boekhoudpakketje, de tijden veranderen en daarmee ook de eisen die we aan de software stellen.
Wat mij wel opvalt, is dat er veel bedrijven in het MKB zijn die bij de keuze van hun software zich laten leiden door de waan van de dag.
Jaren geleden hadden we Word perfect, een tekstverwerker die wel 250 functies had en waar de gemiddelde gebruiker er zo’n 15 van gebruikte. Is er veel veranderd?
Ik denk van niet. Maar hoe voorkomen we nu dat we boodschappen gaan doen in een helikopter?
Om te beginnen vind ik dat we na moeten denken over de periode waarin we het betreffende pakket willen gaan gebruiken. Gangbaar is 3 tot 5 jaar (ik ken maar weinig lieden die verder vooruit kunnen kijken). Daarnaast is het niet onverstandig om te kijken naar de ontwikkelingen in technologie. 5 jaar geleden was het toch ondenkbaar dat een uitvoerder op een klus via een tablet zijn voortgang bewaakte en bonnen kon scannen. Goed nadenken over wat je met de automatisering wilt bereiken loont. Overigens geldt dat ook voor het denken over hoe je de software wilt gaan gebruiken. Ga je het installeren op je eigen server, ga je het hosten (zo ja waar, bij de leverancier of bij een erkend data centrum) of ga je helemaal in de cloud werken met je bedrijf.
En of het nog niet genoeg is, dan moet je ook nog bepalen welke software je wilt gaan gebruiken.
De verhalen van de leveranciers zijn mooi en alles kan. Wat echter vaak vergeten wordt te vertellen is dat er veel dingen zijn die ongeveer kunnen. Veel ERP pakketten zijn geënt op het verwerken van transacties (inkoop, opslag, verkoop, kas,bank etc.) maar de (management)informatie die uit deze pakketten komt is vaak moeizaam te verkrijgen en geeft vaak net niet wat je nodig hebt.
Maak daarom een uitvoerige lijst van wensen en eisen en betrek daarbij medewerkers uit alle geledingen van je organisatie. Bedenk daarbij dat er maar weinig echt unieke organisaties zijn.
Heb het eindresultaat in zicht en focus je op de doelstellingen, waarbij je beter 80% kunt realiseren dan heel veel geld besteden aan een 100% oplossing.
Maak een longlist van potentiële leveranciers van software. Stuur hen een vragenformulier op basis van jullie wensen en eisen.
Op grond van de antwoorden, nodig je enkele leveranciers uit, niet alleen voor een demonstratie (daar werkt alles perfect) maar laat ze ook een proof of concept maken. Laat in de nieuwe software enkele cruciale processen van jouw bedrijf uitvoeren en kijk hoe dit werkt.
Maar wat je ook doet…. Keep it simpel…. Je wilt geen boodschappen gaan doen in een helikopter!