Momenteel hoor je bij veel ondernemingen de behoefte om informatie gestructureerd met vaste frequentie aangeleverd te krijgen. Iedereen heeft de mond vol van het maken van een dashboard.
Termen als kengetallen en KPI’s zijn niet van de lucht. De ICT-ers staan in de rij om met de meest moderne technieken, de meest complexe data structuren te vangen en te presenteren in mooie metertjes, taart grafieken en wat iets meer zij.
Waar draait het nu volgens mij om?
Welnu, ten eerste is naar mijn mening iedere business te sturen met een handvol echte kritische succesfactoren. Dat zijn er maximaal 7!
Dat wil dus zeggen als we die vroeg in het waardekringloop proces onderkennen, dan kunnen we nog bijsturen. (Dit laatste is van cruciaal belang bij een dashboard)
Weten dat er een bocht geweest is, zal geen bestuurder interesseren als hij al door die bocht is heengegaan. En hoeveel verantwoordingsrapportages worden er nog voor sturing gebruikt?
Bij veel bedrijven zie ik een overkill aan informatie en KPI’s. Er was laatst een manager die mij zoveel verschillende overzichten en kengetallen vroeg, dat ik hem de vraag stelde: “zou je niet een lijstje willen per artikel welk artikel het snelst betaald werd door je klanten”.? Zijn antwoord: ”kan dat dan”?
Ten tweede, staat of valt het hele dashboard en het beoogde resultaat daarvan bij het commitment van de leiding van de organisatie. Pas als die prioriteit geeft aan het gebruik van het dashboard, dit prominent aanwezig laat zijn in vergaderingen en in alle lagen van de organisatie het dashboard bespreekbaar maakt. Ook helpt het om de remuneratie van deze en gene af te stemmen op de resultaten zoals met het dashboard gemeten.
Hoe steek je dat nu aan de steel? Want in dat opzicht hebben veel bedrijven ook het idee dat ze uniek zijn.
Bezint eer ge begint is ook hier het credo. Ga nu eens met alle betrokkenen om de tafel en probeer eens boven water te halen aan welke “knoppen we kunnen draaien” om gedurende het proces nog te kunnen bijsturen en de strategie van de onderneming te realiseren?
Van DIE dingen zou je dan ook een signaal moeten krijgen. En zoals gezegd dat zijn er heus niet meer dan 7.
Voor die zaken stellen we ook een norm op. Bij trendmatig overschrijding EN onderschrijding van die norm gaan we verder kijken en analyseren wat er aan de hand is. Belangrijker is daarbij de waarneembare trend.
Periodiek stellen we de norm bij en maken de bandbreedte smaller, zo komen we tot een performance verbetering.
De techniek waarmee we dat dashboard gaan rapporteren is dan ondergeschikt geworden.
Hoe kun je de opbouw van het dashboard slim aanpakken:
Hier zijn we zeker schatplichtig aan Leo Kerklaan (de organisatie cockpit)
1) Stel vast wat de strategie van de onderneming is.
2) Stel vast hoe de diverse bedrijfsfuncties bijdragen aan het vervullen van die strategie
3) Maak per functie een overzicht van wie nu precies je (interne) klanten zijn
4) Maak per klant een overzicht welke diensten/producten je daar aan levert
5) Maak per dienst/product een overzicht wat de belangrijkste attributen van deze diensten/producten zijn
6) Bepaal de KPI’s
7) Stel een meetplan voor deze KPI’s op.
8) Stel normen vast voor deze meetgegevens
9) Stel per meetgegeven een overzicht samen over de wijze waarop gemeten wordt, hoe de berekening plaatsvindt, waar de data vandaan komt en met welke frequentie gerapporteerd moet worden, wie de rapportage opstelt en wie verantwoordelijk is om er iets mee te doen.
10) Op basis van de overzichten uit punt 7 kan het dashboard gebouwd worden
Dus bent u begonnen met het invullen van de techniek, maar zijn de hierboven genomen stappen 1 t/m 9 overgeslagen, dan kunt u beter omdraaien en alsnog bij het begin beginnen:
Beter ten halve gekeerd dan ten hele gedwaald………………………………