APK voor #MKB bedrijfssoftware (ERP) bij u al een onderwerp van discussie?

Allemaal gaan we twee keer per jaar naar de tandarts voor een gebitscontrole en laten we niet onze auto ten minste eens per jaar door de garage nakijken? Ja  we sluiten zelfs een abonnement af om onze verwarmingsketel eens per jaar te laten checken.

Wanneer heeft u voor het laatst naar de inrichting van uw ERP systeem gekeken?

Een beetje afhankelijk van wanneer uw systeem is geïmplementeerd is het al gauw 2-3 jaar geleden. Natuurlijk heeft u steeds alle updates van uw software leverancier geïnstalleerd. Maar zijn uw processen nog wel steeds de meest efficiënte? Zijn de keuzes die bij de implementatie gemaakt zijn nog steeds valide? In een tijd waar de veranderingen elkaar in een duizelingwekkende vaart opvolgen.

Er zijn nog al wat ontwikkelingen die het rechtvaardigen om deze vragen te stellen:

• Zijn onze taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden nog wel conform in het ERP vastgelegd?
• Kunnen wij voldoen aan de rapportage eisen van KvK en fiscus?
• Hebben wij het  Referentie Grootboek Schema (RGS) geïmplementeerd?
• Halen wij wel alle voordelen uit onze bank boekingen met SEPA / MT940  bestanden?
• Kunnen wij onze inkoopfacturen al vol automatisch boeken via  UBL bestanden ?

Deze en nog vele andere vragen zouden zomaar eens bij u kunnen spelen.

Onlangs werden wij bij een klant van ons gevraagd om eens een kritische blik op alle processen binnen zijn ERP te werpen. Na 2 dagen kwamen er wel enkele verrassingen op tafel. Er bleek een verschil tussen de beleving en de werkelijkheid te bestaan als het ging om wie welke rechten binnen het systeem had. Zonder dat iemand dit binnen de organisatie wist, had iedere werknemer de mogelijkheid om alle tabellen binnen het ERP systeem te deleten. Ook was er een transactie “ontdekt” die verschillen creëerde tussen de voorraad administratie (in aantallen) en de financiële administratie (aantallen *  VVP). Deze verschillen werden maandelijks maar afgeboekt omdat niemand ze kon verklaren. En dat terwijl het management meende dat er op het ERP niets aan te merken was.

Zonder het te beseffen laat u wellicht ook vele duizenden Euro’s  liggen!

En dat terwijl een onafhankelijk expert binnen enkele dagen u daarover uitsluitsel kan geven. Met behulp van de juiste vragen heeft u in een dag een goed overzicht van de eventuele mogelijkheden die er liggen. Met vervolgens nog een dag om de rapportage van de bevindingen op te stellen en een halve dag om met u en uw management team een plan van aanpak te bespreken bent u al een heel eind.

U kunt u dan onderbouwd een verbetertraject inzetten.                                                

              Kom nu in actie en zet APK
              voor uw ERP op de agenda!