Veel ERP pakketten die in gebruik zijn bij het midden en klein bedrijf hanteren de VVP voor de waardering van de voorraad en de berekening van de bruto marge.
Veel (commercieel)geschoolde managers in het MKB lijken moeite te hebben met dit fenomeen. Immers je koopt iets voor prijs A en verkoopt het voor prijs B. het verschil tussen A en B is marge (winst op basis van historische kostprijs). In uw administratiepakket ziet er dat alleen heel anders uit.
Bij veel systemen gooit de Vaste Verreken Prijs roet in het eten!
Laten we eerst eens kijken naar het ontstaan van dit fenomeen:
In het begin van de kantoor automatisering toen processing power en geheugenopslag nog beperkt aanwezig en kostbaar waren, zochten slimme programmeurs naar een werkbare oplossing om de kostprijs van de verkoop transacties bij de betreffende verkoop te plaatsen. Immers de hierboven gewenste calculatie van A-B was ook toen al wenselijk. Nu vond men aansluiting bij het fenomeen VVP. Een oplossing voor een heel ander probleem. In de tijd dat er nog geen computers waren en er wel veel verkoop transacties waren en slechts een beperkt aantal inkoop transacties zocht men naar een efficiënte registratie methode.
(u koopt b.v. 10.000 stuks van een product ineens in en u verkoopt ze per 50 stuks; dit geeft 1 inkoop transactie versus 200 verkoop transacties)
Bovendien wenste bedrijven duidelijk zichtbaar te hebben of de winst nu aan de verkoopkant of aan de inkoopkant werd gerealiseerd. Ook hier bracht de VVP uitkomst.
De VVP werd een fictieve inkoopprijs voor de verkoper. Dit was zijn uitgangspunt om zijn verkoop op te baseren en de inkoper kreeg de opdracht om in te kopen, lager dan de VVP doch ten hoogste tegen de VVP. Nu was de bedrijfsleiding in staat om de bijdrage aan de winst door de twee verschillende disciplines eenvoudig vast te stellen.
Immers: bij een werkelijke inkoop van 35 en een verkoop van 100 bedraagt de bruto winst 65
Als de VVP op 60 is gesteld, dan heeft de inkoper 60-35 = 25 bijgedragen
Bij een VVP van 60 heeft de verkoper een winstbijdrage van 100-60 = 40 bijgedragen.
Samen hebben ze 40+25 = 65 bruto winst gegenereerd.
Vanzelfsprekend wordt nu de voorraad ook gewaardeerd tegen die zelfde Vaste Verreken Prijs. Dit geeft bovendien weer het voordeel dat het eenvoudig voor mens en computer) is om ook de aantallen te kennen, immers totale voorraad waarde gedeeld door de VVP = het aantal artikelen op voorraad.
Slimme bedrijven begonnen nu in de VVP ook de kosten te stoppen die gemaakt moeten worden om de goederen in het magazijn te krijgen (denk aan transport bij inkoop en invoerrechten). Deze Nett Landed Cost verhogen de VVP en daarmee ook de voorraad waarde.
Het spreekt voor zich dat het van belang is om deze opslagen goed te monitoren tegen de echt betaalde inkoopvrachten en invoerrechten.
De verschillen tussen de werkelijke inkoopwaarde en de VVP waarde worden op een rekening prijsverschillen op inkopen geboekt. Het is zeer aan te bevelen om maandelijks deze rekening(en) nauwkeurig te analyseren en goed te begrijpen wat daar gebeurd is.
Een ander gevolg waarover u na moet denken is dat iedere wijziging in de VVP ook een verandering in de voorraad waarde (nieuwe VVP – oude VVP * aantal artikelen op voorraad) en de (toekomstige) bruto marge met zich meebrengt (hogere VVP is lagere bruto marge).
Bij een VVP stijging, stijgt de voorraad waarde en daalt de toekomstige marge(de VVP is immers gestegen) . De voorraad stijging mogen we echter nog niet als winst zien (deze voorraad moet eerst nog maar eens verkocht worden)
Daarom mogen we de (verlaagde) marge pro rata corrigeren met de waardestijging en zo blijft het evenwicht bewaard.
Nu ken ik bedrijven die bij iedere aankoop de VVP aanpassen aan de nieuwe inkoopprijs. Op deze manier fingeren ze een historische kostprijs maar offeren wel het inzicht in de marge opbouw op.
Welke manier u ook kiest, als u maar begrijpt hoe uw bruto marge en voorraad waarde berekend worden.